Rutiner för Skåre Båtklubbs hantering av personuppgifter enligt GDPR
1. Inledning
Dataskyddsförordningen (GDPR) är till för att skydda enskildas grundläggande fri- och rättig-heter, särskilt deras rätt till skydd av personuppgifter. Dataskyddsförordningen gäller i hela EU. Den har till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter. Personuppgifter är bl.a. ”namn, adress, personnummer, fotografier och andra kontaktuppgifter”. Tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen.
2. Namn och kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige
Skåre Båtklubbs styrelse är personuppgiftsansvarig. Aktuella kontaktuppgifter framgår av hemsidan.
3. Varför klubben behandlar personuppgifter
Styrelsen måste kunna skicka ut kallelser och sprida information till medlemmarna samt debitera medlemsavgifter och eventuella andra kostnader. Klubben är medlem i Svenska Båtunionen (SBU) och personuppgifter behövs också för att klubbens medlemmar skall kunna omfattas av försäkring och erhålla SBUs medlemstidning ”Båtliv”.
Genom medlemskap i klubben och betalande av medlemsavgift ingås ett avtal mellan klubben och medlem där bägge parter accepterar klubbens stadgar och rutiner. I Skåre Båtklubb innebär detta ett samtycke till hantering av personuppgifter enligt stadgar och denna rutin.
4. Vilka personer och personuppgifter klubben behandlar
Skåre Båtklubb behandlar i medlemsmatrikel
- medlemsnummer, födelsedatum och namn på medlemmar.
- adresser, telefonnummer och e-postadresser.
Utöver detta hanteras namn
- i anmälnings- och närvarolistor.
- i listor över betalande av medlemsavgifter eller köp av medlemsartiklar, samt
- på klubbens hemsida.
På klubbens hemsida kan publiceras fotografier på styrelsen och fotografier på klubbens medlemmar som tagits på medlemsmöten, studiebesök m.m.
I protokoll från medlemsmöten och styrelsemöten behandlas namn på förtroendevalda i klubben, samt de som lämnar in en undertecknad motion eller skrivelse, erhåller särskild utmärkelse eller omnämnande.
Önskar medlem att personuppgift enligt ovan ej anges eller publiceras, meddelas styrelsen på lämpligt sätt. Så länge medlemskap gäller sparas dock namn och kontaktuppgift i matrikeln.
5. Mottagare av personuppgifterna
Skåre Båtklubb lämnar inte ut personuppgifter till andra än medlemmar och för inte över några uppgifter till land utanför EU/EES.
6. Hur länge uppgifterna sparas
Personuppgifter
- sparas i medlemsmatrikeln så länge personen är medlem i klubben. När medlem slutar i klubben raderas dennes uppgifter.
- anges i anmälnings- och närvarolistor som förstörs efter genomfört arrangemang eller möte.
- sparas i listor på betalade medlemsavgifter. Listorna förstörs senast när verksamhetsåret är slutfört.
7. Säkerhetsåtgärder vid behandling av personuppgifterna
Följande säkerhetsåtgärder tillämpas:
- Klubbens medlemsmatrikel förs i SBU.s datasystem BAS.
- Endast styrelsemedlemmar har tillgång till övrigas personuppgifter i medlemsmatrikeln genom inloggning med lösenord på hemsidan.
- Sekreteraren ansvarar för medlemsmatrikeln och gör uppdateringar och ändringar.
- Den styrelsemedlem som upprättar listor och förteckningar med personuppgifter, förstör dessa enligt pkt 6 ovan.
- Utskick till medlemmar med e-post görs med ”hemlig kopia” till alla mottagare så att e-postadresser ej sprids på nätet mer än nödvändigt. Inom styrelsen anges e-postadress öppet.
8. Medlemmars rättigheter och skyldigheter
Alla medlemmar informeras om sina rättigheter genom e-postutskick av denna rutin. De som söker medlemskap i klubben ska informeras om föreningens stadgar och denna rutin. Utöver det som regleras i rutinen ovan, har medlemmarna bland annat rätt att
- få tillgång till sina personuppgifter genom inloggning i BAS.
- få felaktiga personuppgifter rättade.
- få sina personuppgifter raderade om uppgifterna inte längre är nödvändiga.
- lämna in klagomål till Datainspektionen.
- Medlem är skyldig att meddela sekreteraren om ändringar sker i lämnade personuppgifter.
Om medlem ej accepterar vad som regleras i denna rutin kan medlem avsäga sig sitt medlemskap varvid personuppgifter om medlemmen raderas i klubbens medlemslista.